Arbeitsgruppe DMS

Dokumentenmanagementsysteme gewinnen auch in der IT-Landschaft sozialer Einrichtungen immer stärker an Bedeutung.

Elektronische Patienten- und Personalakten, Projektakten, Intranet, Rechnungseingangsworkflows, Beschwerdemanagement, Dokumentenverwaltung auf mobilen Endgeräten, E-Mail-Archivierung usw. – solche Systeme haben Einzug gehalten zur Verwaltung von Dokumenten von der Entstehung bis zur Archivierung und zur elektronischen Abbildung von verschiedensten Prozessen in Verwaltung und sozialer Arbeit.

Doch schon mit der Bezeichnung der Systeme fangen die Probleme an: DMS oder Archivierungsoder Workflow- oder Enterprise Information Managementsysteme - Alles eins?

Wenn es nur das wäre – die „Probleme“ mit diesen neuen Systemen liegen tiefer.
Die Unternehmensführungen und ihre IT-Abteilungen sozialer Einrichtungen stehen vor einer
Vielzahl neuer strategischer und operativer Herausforderungen:

  • Wie führe ich eine Kundenakte über 50 und mehr Jahre?
  • Wie mache ich Dokumente bei einer fortschreitenden Dezentralisierung meiner Einrichtungen verfügbar (und ggf. sogar hochverfügbar)?
  • Ein System für alle Dokumente und Prozesse oder für jedes Fachsystem ein eigenes DMS oder die Akten und Prozesse der Fachsysteme nutzen?
  • Wie integriere ich diese Systeme technisch in meine bestehenden Fachsysteme?
  • Mit welchen Prozessen sollte ich beginnen?
  • Welche Rolle spielen dabei die Patientenrechte?
  • Und was muss ich mit der Mitarbeitervertretung klären?
  • Wie archiviere ich rechtssicher?
  • Welche Aufbewahrungsfristen muss ich beachten und kann ich dann Alles löschen?
  • Mit welchem Dateiformat bin ich rechtlich und technisch auf der sicheren Seite?
  • Was biete ich wem auf welchen mobilen Endgeräten an?
  • Sind Dokumente und Prozesse in der Cloud, auch unter rechtlichen Gesichtspunkten, eine Option?

Aber auch die Softwarehersteller, Systemhäuser und Berater haben beim Thema DMS noch
nicht den "Königsweg" gefunden und nach wie vor viele Fragezeichen:

  • Welche Prozesse?
  • Wo bilde ich Prozesse ab - in der Fachsoftware oder in einem Workflow-System?
  • Welche neuen technischen Herausforderungen oder Schwerpunktverschiebungen bringen DMS in der Cloud, mobile Endgeräte oder ZUG-FERD?
  • Wie grenze ich mich von MS Sharepoint ab oder integriere es?
  • Kann man eine Akte über alle Bereiche einer sozialen Einrichtung "normieren" oder wie flexibel muss mein System sein?
  • Wie baue ich ein Projekt zur DMS-Einführung auf?
  • Wie realisiere ich zentrale und wie dezentrale Datenhaltungsstrukturen?

Dem Wunsch der FINSOZ-Mitglieder auf der Mitgliederversammlung im November 2013 folgend
widmen wir diesen Herausforderungen eine neue Arbeitsgruppe.

 

Leitung der Arbeitsgruppe

bis 27.04.2015 Ralph Stern; ab 30.04.2015 Mary Spoden

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