Arbeitsgruppe ECM

Dokumentenmanagementsysteme gewinnen auch in der IT-Landschaft sozialer Einrichtungen immer stärker an Bedeutung.

Die digitale Transformation hält auch in den sozialen Organisationen Einzug. Neben zahlreichen Themen z. B. zur Digitalisierung der Pflegedokumentation oder der Optimierung von Leistungsabrechnungen mit Hilfe von Software, stehen die sozialen Organisationen vor der Herausforderung ihre tradierten Handlungs- und Denkmuster anzupassen. Zudem müssen wichtige Entscheidungen hinsichtlich der Anforderungen an die einzusetzenden Systeme gefällt werden.

Die Fülle an Daten und Prozesse zwingen immer mehr soziale Organisationen dazu, sich mit der Bündelung und Neustrukturierung ihrer Informationsgewinnung zu befassen. Intelligente Lösungen müssen gefunden werden, um diese nutzbringend als Wissen der Organisation einzusetzen und an den relevanten Stellen verfügbar zu machen. Elemente davon sind in jeder Einrichtung dem situativen Bedarf geschuldet bereits vorhanden.

Die Chancen für die Zukunft liegen nicht zuletzt darin die Kommunikation sowie die Prozesse durch ein strukturiertes ganzheitliches  Enterprise-Content-Management (ECM) Systemen zu unterstützen. Ob lediglich als reine Dokumentenverwaltung oder als umfassendes Datenerfassungs- und Verwaltungssystem mit digital gesteuerten Workflows, bedarf es hierzu vorab konzeptioneller Überlegungen. Auch wird häufig nicht rechtzeitig berücksichtigt, dass die Einführung solch eines Systems weitaus mehr ist als nur der Kauf von Instrumenten, die technische Installation und die Nutzung nach mehr oder weniger bewährten Mustern: Es geht darum einen Organisationsentwicklungsprozess in Gang zu setzten, der als übergreifendes Projekt nachhaltig unterschiedliche Instanzen innerhalb der Organisation berührt.

Ziele der Arbeitsgruppe:

- Herausarbeiten bedarfsspezifischer Themen

- Erarbeitung praxis- und themenbezogener Arbeitsunterlagen (z. B. Checklisten, Merkblätter, Listen, beispielhafte Prozessabläufe) im Rahmen von überschaubaren, kleinen Arbeitspaketen 

- Herausarbeiten von Beispielen, welche Fragen und Herausforderungen sich die Organisationen im Zuge des „digitalen Wandels“ gemeinsam mit ihren Partnern stellen werden (müssen).

 

Leitung der Arbeitsgruppe

bis 27.04.2015 Ralph Stern; ab 30.04.2015 Mary Spoden; ab 01.04.2017 Olaf Schlenkert, ab 27.07.2017 Dagmar Garcia

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